El sector legal y jurídico tiene fama de tradicional, no solo por su forma de trabajar sino por lo que implica a nivel de seriedad, reputación o experiencia. Pero no debemos pensar que esa sensación de tradición esté reñida con digitalizar un despacho jurídico.

Cierto es que encontramos abogados y procuradores que ven la tecnología como una amenaza, en lugar de como una oportunidad, pero la transición hacia el Legaltech está en marcha y es importante conocer cuál es el valor añadido que nos puede aportar, cuáles son las herramientas que necesitamos en nuestro despacho y hacia dónde camina el avance tecnológico en el sector.

La digitalización del despacho jurídico no está reservada a las grandes corporaciones o multinacionales, sino que se adapta al tamaño y necesidades de quien los utiliza. Las herramientas que deberemos implementar en el despacho están preparadas para aplicarse con independencia del tamaño del negocio.

Afortunadamente, todas las necesidades que detectamos actualmente en los despachos jurídicos ya tienen una respuesta digital, por lo que la digitalización del despacho es una realidad cada vez más madura y sencilla de implementar.

Conocer el grado de digitalización del despacho

El uso de la tecnología en el día a día es una realidad afianzada, y que la forma de comunicarse de nuestros clientes ha cambiado no es ninguna novedad. 

Adaptarnos a los tiempos apoyándonos en la tecnología es la solución y, afortunadamente, ya existen múltiples soluciones tecnológicas preparadas para resolver todas las necesidades del despacho. Ante todo, para asumir este proceso de cambio lo primero que debemos hacer es analizar cuál es la situación de nuestro despacho, cuáles son sus necesidades y cuáles son las prioridades a la hora de actualizar procedimientos.

Contar con un software especializado para despachos jurídicos facilitará la tarea de integración, al relacionarnos con herramientas que hablan nuestro mismo idioma y dan soluciones específicas a las necesidades con las que trabajamos.

Para saber en qué nivel de digitalización se encuentra nuestro despacho es bueno analizar los siguientes puntos de interés:

Posición en la comunicación con clientes y administraciones

La comunicación con las Administraciones Públicas ya está totalmente digitalizada y la comunicación digital con los clientes es una demanda al alza.

Debemos conocer cuál es nuestra situación al respecto para optimizarla, contar con herramientas que nos ayuden a centralizar la información recibida en un único punto, facilitando la gestión y garantizando que la duplicidad de canales no nos haga perder información relevante.

Seguridad de los datos

Trabajar en la nube favorece la comunicación y la agilidad de las gestiones de los diferentes profesionales del despacho jurídico. 

Muchos despachos han comenzado a alojar su información en diferentes herramientas online, pero no debemos perder de vista la sensibilidad de los datos con los que trabajan abogados y procuradores.

Esto nos obliga a conocer herramientas especializadas que nos garanticen la seguridad y el control de todos los datos con los que trabajamos en la red.

Automatización de tareas

Tareas administrativas repetitivas como la preparación de contratos o la apertura de nuevos expedientes consumen mucho tiempo en los despachos jurídicos. 

Para facilitar esta tarea y optimizar el tiempo de trabajo es conveniente contar con un gestor de plantillas que nos permita generar documentación e informes personalizados y adaptados a las características de nuestro despacho.

Gestión documental

La gestión de la documentación es uno de los indicadores de productividad del despacho, la digitalización y automatización de la gestión documental permite crear, editar, distribuir, archivar y compartir los documentos de manera ágil y sencilla. 

A esto debemos incluir, si es posible, la combinación con herramientas que nos permitan asociar la documentación archivada directamente con sus expedientes y con las personas implicadas en el desarrollo del proceso de manera directa. 

Organización y seguimiento de expedientes

Contar con un gestor de expedientes online nos permite garantizar la comunicación entre todos los implicados en el proceso y centralizar la información, provenga esta del canal que provenga. Por poner un ejemplo, la recepción de un mail por parte de un cliente deberá vincularse de forma automática a la documentación de su expediente, evitando extravíos o pérdidas de información cuando se trata con diferentes interlocutores.

Análisis de negocio

La digitalización del despacho no pretende solo agilizar el trabajo y mejorar la productividad del despacho, que, sin duda, es nuestra prioridad. También incluye el crecimiento del negocio, para lo que es fundamental contar con datos precisos de la actividad y su rendimiento.

Es interesante que las herramientas que utilicemos nos permitan generar informes personalizados que nos aporten una visión general del negocio que nos facilite mejorar la estrategia empresarial.

Facturación y gastos

Obviamente entre los primeros pasos hemos puesto el foco en procedimientos y rutinas del despacho, pero no debemos olvidar la administración y la contabilidad.

En muchos casos los despachos separan estas tareas del resto de procedimientos, lo que fragmenta la información general del negocio. Contar con una herramienta especializada que nos permita conectar la información económica de nuestros clientes con nuestros proyectos nos ayudará a mejorar nuestra visión sobre la rentabilidad de cada uno de ellos y mejorar nuestra estrategia de negocio.

Si quieres saber más sobre cómo evaluar el nivel de digitalización de tu despacho te invitamos a descargarte nuestro Decálogo para la digitalización de despachos jurídicos en el que podrás encontrar una checklist que te ayudará a simplificar el proceso de análisis inicial.