Como ya hemos comentado en otros artículos de nuestro blog la digitalización en bufetes de abogados y despachos profesionales continúa siendo un reto. La seriedad, experiencia y reputación del sector ha provocado, en muchos casos, reticencia a la hora de afrontar la digitalización de documentación sensible. ¿Cómo digitalizar expedientes legales y facturación sin riesgos?

La tendencia hacia la digitalización de los despachos de abogados está cambiando y cada vez son más los que se suman a trabajar como espacios LegalTech. Y es que la digitalización no es una opción, sino una necesidad para adecuar los servicios a la realidad en la que viven nuestros clientes. La sociedad se encuentra inmersa en la vida digital y los clientes demandan esa inmediatez y sencillez en la gestión.

Desde luego, el archivo físico tradicional no es el más adecuado para gestionar con las necesidades requeridas en la explotación de expedientes jurídicos o legales. La organización de este tipo de archivos genera dificultades como el no poder acceder a la información de forma ágil, la pérdida o el deterioro y el hecho de que sea imposible que sean utilizados por más de una persona al mismo tiempo o fuera del espacio físico del despacho.

El uso del papel en este tipo de gestión está cada vez más obsoleto y debemos buscar alternativas eficaces y seguras que nos permitan continuar realizando nuestro trabajo ahorrando tiempo y mejorando nuestro rendimiento. 

Gestor de expedientes para abogados y procuradores

Al igual que ya no procede el uso del papel, tampoco podemos permitirnos utilizar cualquier programa de gestión documental que no esté especializado y no cubra nuestras necesidades o no nos aporte la seguridad que requieren nuestros datos. 

En Ofionline hemos desarrollado un sistema de gestión de expedientes para abogados y procuradores. Este software permite la gestión de los expedientes y su integración en el flujo de trabajo del despacho dentro de la misma aplicación. Las ventajas que esta digitalización aporta son, fundamentalmente, el ahorro de tiempo a la hora de gestionar expedientes y la posibilidad de consultarlos desde cualquier lugar y dispositivo.

Cada expediente se estructura en cuatro áreas de gestión diferenciadas: datos generales, implicados, fases y actuaciones. Estas cuatro áreas nos permiten tener todos los datos precisos para la consulta y seguimiento de cualquier expediente.

A ellos uniremos la documentación que se pueda generar anexa al expediente y toda la mensajería generada en torno al proceso. 

Estructura de los expedientes legales digitalizados

Para que la utilización de los expedientes digitales sea eficiente deben estructurarse de manera que su consulta online sea sencilla e intuitiva.

Datos generales del expediente: por un lado debe ser un lugar donde archivar los datos más esenciales del expediente; fecha de apertura, número de referencia, título, expedientes relacionados, abogado asignado del caso, etc. Y por otro debe responder a la seguridad y permitirnos asignar los permisos de acceso a ese expediente. No puede ser un archivo abierto a cualquier persona con acceso a la aplicación. 

Implicados en el expediente: un área del expediente que nos permita dar acceso y seleccionar a todas las personas relacionadas con él; tanto de nuestra parte como de la contraria.

Fases del caso: un área en el expediente que permite grabar datos de las diferentes situaciones procesales por las que puede discurrir el caso, así como la cuantía y resolución de cada una de ellas. Esto nos permitirá tener un control global 

Actuaciones: desde donde se puedan registrar todas las actividades relacionadas con el desarrollo de la actividad del expediente. Es importante tener la oportunidad de gestionar desde un mismo lugar tanto los eventos recibidos, como notificaciones o resoluciones, como los eventos realizados. 

Si unificamos los datos en los expedientes digitales con la documentación generada en cada uno de los eventos y toda la mensajería intercambiada durante el proceso conseguimos una gestión mucho más eficiente. Ahorrando tiempo de trabajo y facilitando la consulta desde cualquier lugar y dispositivo. 

Del mismo modo, al igual que con los expedientes legales y jurídicos, podemos unificar la facturación del despacho profesional, ayudándonos a centralizar todo el trabajo y dándonos la oportunidad de mejorar nuestra estrategia y gestión.