¿Cómo y por qué gestionar expedientes jurídicos online?

¿Cómo y por qué gestionar expedientes jurídicos online?

Uno de los requisitos esenciales en el trabajo de los abogados es el orden. Y dentro de ese orden el archivo de expedientes es un pilar fundamental, no solo para poder llevar a cabo el trabajo de forma satisfactoria, sino para no caer en negligencias profesionales por pérdidas de documentos o plazos.

En muchos casos, entrenar nuestra capacidad para tener un orden estricto en el trabajo afectará también a otros ámbitos de nuestra vida.

El trabajo con expedientes es la base del trabajo del despacho del abogado o el procurador y, por ello, no se trata de seguir apuntando en tarjetas posibles asuntos previos a la apertura del expediente.

Al igual que en la gestión de archivos físicos, debemos contar con un criterio de clasificación que nos ayude a determinar cuáles son los datos más relevantes por los que filtrar. Eso si, una gestión online de los expedientes nos facilitará mucho más la tarea de archivo y localización, puesto que todos los criterios serán aptos para la búsqueda: orden alfabético de nombre, número de expediente, juzgado asignado, etc.

El uso de expedientes digitales nos ayudará también a proteger información sensible que, en muchos casos, tenemos a la vista incluso en el asunto de la tapa de la carpeta del expediente, a la vista de cualquier persona.

La importancia de la gestión de expedientes queda, a veces, relegada en nuestros procesos de trabajo, sin que le demos la importancia que tienen. De los expedientes dependen los ingresos del despacho, y eso los hace vitales. Una buena optimización del tiempo que dedicamos a su gestión y organización hará que estemos optimizando recursos y aumentando nuestra productividad. 

Consejos para una gestión de expedientes eficaz

Gestionar casos de forma eficaz tiene un impacto directo en su resolución, lo que también influye en la capacidad para retener y atraer clientes.

Organiza tus expedientes

Ante un nuevo cliente o un nuevo caso, organizar el expediente es el primer paso. Recopilar la información básica y comenzar a ahorrar tiempo desde la primera gestión. 

Si siempre utilizas el mismo sistema para la creación y archivo del expediente facilitarás la búsqueda de información. La utilidad de un programa de gestión de expedientes es básica a la hora de mejorar la eficiencia y la seguridad de los datos. 

Identifica los apartados básicos de tus expedientes

Cada expediente se estructura en estas grandes áreas de gestión: datos generales, implicados, fases, actuaciones, documentación y mensajería. 

  • Datos generales: esta área sirve para grabar los datos más esenciales del expediente, tales como su fecha de apertura, número de referencia, título, abogado encargado, asunto, expedientes relacionados, permisos de acceso al expediente, etc.
  • Implicados: todas aquellas personas implicadas en el expediente, como son los interesados, abogados, procuradores, peritos, etc., tanto de nuestra parte como de la contraria. La gestión de expedientes online nos ayudará a que esta tarea se automatice desde la propia creación de los contactos.
  • Fases: que permiten al profesional gestionar de forma independiente, pero desde un mismo expediente, las diferentes situaciones procesales por las que puede discurrir el mismo, como recursos, piezas separadas, incidentes, etc.

Dentro de cada fase se pueden grabar datos tales como título, tipo de fase, número de procedimiento, juzgado, cuantía y resolución de la fase, etc.

  • Actuaciones: desde esta área se gestionan todos los eventos que se produzcan relativos al expediente. 

En el caso de contar con una gestión de expedientes online las actuaciones deben poderse editar, guardar, enviar o compartir con terceros; además de archivar la documentación que se considere relevante, tanto en formato escrito como audiovisual. 

Una vez el despacho funciona con normalidad en una gestión de expedientes online, esto nos permite disponer de opciones para controlar el tiempo dedicado a cada una de las áreas de gestión y, con ello, valorar las diferencias en la facturación. 

  • Documentación: Toda la documentación generada en cada expediente debe encontrarse en un gestor documental que facilite la búsqueda y consulta de cualquier información relacionada. La ventaja del uso de un programa de gestión de expedientes online estriba, en muchos casos, en la facilidad para asociar documentación a diversos expedientes o contactos, facilitándonos la consulta desde cualquier vía.
  • Mensajería: Es básico, ahora que la comunicación online es cada vez más frecuente que la gestión del correo electrónico, la agenda, los SMS o los burofax intercambiados durante la gestión del caso se integren dentro de la gestión del expediente de forma automática. De esta manera, aunque existan múltiples canales de comunicación, no perderemos el control de la información. 

Estas son las primeras cosas que hacer para conseguir  una organización de expedientes online que mejore tu eficacia y productividad. ¿Estás preparado para avanzar en el trabajo de gestión de tu despacho? 

Puedes profundizar, conocer algunas herramientas / softwares  y dar los primeros pasos en la digitalización de tu despacho o en tu día a día, descargando esta guía  para la gestión digital de expedientes de abogados y procuradores.